Bilgi Tipleri | OrchestraHCM Çalışan Merkezi

🗂️ Bilgi Tipi Nedir?

Bilgi tipi, çalışanlara ait verilerin saklandığı standart veri yapılarıdır. Kişisel bilgiler, aile durumu, eğitim geçmişi, banka bilgileri gibi her farklı veri grubu, sistemde kendi bilgi tipinde ayrı bir tabloda tutulur ve tarihsel olarak izlenir. Her bilgi tipi, dört haneli sayısal bir kod ile temsil edilir.

Bilgi tipleri sayesinde bir çalışanın belirli bir tarihteki durumu geriye dönük olarak sorgulanabilir. Örneğin bir çalışanın 2 yıl önceki adresi veya o dönemki ünvanı, ilgili bilgi tipi üzerinden kayıt tarihine göre görüntülenebilir. Kişisel ve hassas nitelikli bilgi tipleri sistemde şifrelenmiş olarak saklanır.

📋 En Sık Kullanılan Bilgi Tipleri

0000 - İşlemler Dizisi

Çalışanın işe alım, terfi, nakil, organizasyon değişikliği ve işten çıkış gibi tüm personel işlemlerinin hangi tarihte, hangi nedenle yapıldığını tarihsel olarak kaydeder. Sistemde tanımlı işlem dizileri tetiklendiğinde bu bilgi tipine otomatik olarak yeni bir kayıt düşer ve çalışanın özlük geçmişi adım adım izlenebilir hale gelir.

0001 - Organizasyonel Tayin

Çalışanın şirket kodu, personel alanı/alt alanı, departman, pozisyon ve kadro gibi organizasyon yapısındaki yerini gösteren atama bilgilerini tutar. Bir çalışanın hangi tarihte hangi departmana veya pozisyona bağlı olduğu bu bilgi tipi üzerinden geriye dönük olarak sorgulanabilir ve raporlama, yetkilendirme gibi birçok süreç bu veriye dayanır.

0002 - Kişiye İlişkin Veriler

Çalışanın ad-soyad, doğum tarihi ve yeri, cinsiyet, uyruk gibi kimliğini tanımlayan temel kişisel bilgilerini içerir. Sistemdeki hemen hemen tüm ekran ve raporlarda referans alınan bu bilgi tipi, çalışanın kişisel niteliklerinin şifrelenmiş ve tarihsel olarak saklandığı çekirdek veri yapısıdır.

0003 - Bordro Durumu

Çalışanın bordro hesaplamalarına dahil edilip edilmeyeceğini belirleyen durum bilgilerini, kilitleme kayıtlarını ve en son çalıştırılan bordro dönemine ait tarihleri tutar. Bordro motoru her çalıştırıldığında bu bilgi tipine bakarak hangi çalışanların yeniden hesaplanması gerektiğine karar verir.

0006 - Adresler

Çalışanın ev adresi, iş adresi, acil durum adresi ve posta adresi gibi farklı adres türlerini ayrı ayrı saklar. Her adres türü için ülke, şehir ve posta kodu gibi bilgiler tutulur; bu veriler resmi yazışmalarda, kargo/gönderi süreçlerinde ve acil durum iletişiminde kullanılır.

0007 - Planlanan Çalışma Süresi

Çalışanın bağlı olduğu çalışma takvimini, vardiya planını ve haftalık/günlük planlanan çalışma sürelerini tutar. Puantaj hesaplamaları, mesai değerlendirmeleri ve devam-devamsızlık takibi büyük ölçüde bu bilgi tipinde tanımlı planlanan çalışma düzenine göre yapılır.

0008 - Temel Ödemeler

Çalışanın temel ücretini, ücret grubunu ve düzenli olarak ödenen sabit ödeme kalemlerini içerir. Bordro hesaplamasının başlangıç noktası olan bu bilgi tipi, ücret artışları ve değişikliklerinde tarihsel olarak güncellenir ve geçmiş ücret bilgilerine her zaman ulaşılabilir.

0009 - Banka Ayrıntısı

Çalışanın maaş ödemesinde kullanılacak banka hesap bilgilerini, IBAN numarasını ve ödeme yöntemini tutar. Bordro ödemeleri bu bilgi tipinde tanımlı hesaplara göre gerçekleştirilir ve birden fazla hesap tanımlanarak farklı ödeme türleri farklı hesaplara yönlendirilebilir.

0014 - Yenilenen Ödemeler ve Kesintiler

Belirli aralıklarla (aylık, üç aylık, yıllık gibi) düzenli olarak tekrar eden ek ödeme ve kesinti kalemlerinin bilgilerini kaydeder. Yemek yardımı, ulaşım yardımı veya düzenli kesinti gibi kalemler bu bilgi tipi üzerinden tanımlanarak her bordro döneminde otomatik olarak hesaplamaya dahil edilir.

0015 - Ek Ödeme

Çalışana tek seferlik yapılan ikramiye, prim, teşvik gibi ek ödemelerin bilgilerini tutar. Bu bilgi tipi düzenli ödemelerden farklı olarak yalnızca belirli bir bordro dönemine özgü, tekrar etmeyen ödemelerin kaydını tutmak için kullanılır.

0016 - Sözleşme Bilgileri

Çalışanın iş sözleşmesi türünü (belirli/belirsiz süreli, tam/yarı zamanlı gibi), sözleşme başlangıç ve bitiş tarihlerini ve sözleşmeye özgü koşulları içerir. Sözleşme yenileme ve sona erme süreçleri bu bilgi tipindeki tarihler üzerinden takip edilir.

0021 - Aile Bilgileri

Çalışanın eşi, çocukları ve diğer aile fertlerine ait kimlik, doğum tarihi ve yakınlık derecesi gibi bilgileri tutar. Bu veriler aile yardımı, çocuk yardımı gibi bordro kesinti ve ödemelerinde ve SGK bildirimlerinde referans olarak kullanılır.

0022 - Eğitim Bilgileri

Çalışanın mezun olduğu okulları, bölümü, eğitim seviyesini ve mezuniyet tarihlerini kaydeder. Bu geçmiş, pozisyon uygunluk değerlendirmelerinde, terfi koşullarında ve yetkinlik analizlerinde başvurulan önemli bir kaynak niteliğindedir.

0023 - Diğer/Önceki İşveren Bilgileri

Çalışanın işe alınmadan önce çalıştığı işverenlere, bu işyerlerindeki görev sürelerine ve ayrılış nedenlerine ait bilgileri tutar. Kıdem hesaplamaları ve referans kontrolleri gibi süreçlerde bu bilgi tipindeki geçmiş iş deneyimi verileri kullanılır.

0024 - Nitelikler

Çalışanın sahip olduğu mesleki yetkinlikleri, sertifikaları, dil becerilerini ve diğer niteliklerini içerir. Bu bilgiler pozisyon-yetkinlik eşleştirmesi, eğitim ihtiyacı analizleri ve kariyer planlaması süreçlerinde temel referans olarak kullanılır.

0040 - Demirbaş Bilgileri

Çalışana zimmetlenen laptop, telefon, araç, güvenlik kartı gibi şirket demirbaşlarının hangi tarihte teslim edildiğine dair bilgileri tutar. İşten ayrılma süreçlerinde bu bilgi tipi üzerinden teslim edilmesi gereken demirbaşlar kontrol edilerek iade takibi yapılabilir.

0041 - Tarih Bilgileri

Çalışana ait doğum günü, evlilik yıl dönümü, emeklilik tarihi gibi önemli ve tekrarlayan tarihlerin kaydedildiği bilgi tipidir. Bu tarihler üzerinden otomatik hatırlatıcılar ve iş akışları tetiklenerek ilgili süreçlerin zamanında yönetilmesi sağlanabilir.

0081 - Askerlik Hizmeti

Çalışanın askerlik durumu türünü (yapıldı, muaf, tecilli gibi) ve askerlikle ilgili tarihsel bilgilerini tutar. Bu bilgi tipi, işe alım süreçlerinde ve yasal yükümlülüklerin takibinde erkek çalışanların askerlik statüsünün doğrulanması amacıyla kullanılır.

0105 - İletişim Bilgileri

Çalışanın cep telefonu, iş telefonu, kişisel e-posta ve kurumsal e-posta gibi farklı iletişim kanallarına ait bilgilerini tutar. Sistem üzerinden gönderilen bildirim, onay ve duyurular bu bilgi tipinde tanımlı iletişim kanalları kullanılarak çalışana ulaştırılır.

0500 - Yönetici Tayini

Çalışanın hangi yöneticiye bağlı olduğunu, yönetici atamasının otomatik mi yoksa manuel mi yapıldığını ve atamaya ilişkin notları tutar. Onay akışları, organizasyon şeması ve raporlama hattı bu bilgi tipindeki yönetici ataması üzerinden belirlenir.

0501 - Dokümanlar

Çalışanla ilgili yüklenen sözleşme, kimlik fotokopisi, diploma gibi doküman türlerini, dosya kimliklerini ve isimlerini kaydeder. Bu bilgi tipi sayesinde çalışanın özlük dosyasına ait belgeler dijital olarak sınıflandırılıp erişilebilir hale gelir.

0502 - Referanslar

Çalışanın işe alım sürecinde bildirdiği referans kişilerin ad-soyad, e-posta ve telefon bilgilerini not alanıyla birlikte tutar. İşe alım ve arka plan kontrolü süreçlerinde referans kişilerle iletişim kurulması gerektiğinde bu bilgi tipine başvurulur.

0769 - Vergi ve SSK Bilgileri

Çalışanın sosyal güvenlik grubunu, SSK sicil numarasını, banka kodu, kanun numarası, vergi kimlik numarası, engellilik durumu ve çocuk sayısı gibi vergi ve SGK hesaplamalarında kullanılan bilgileri tutar. Bordro hesaplamasında SGK primi ve gelir vergisi kesintileri bu bilgi tipindeki verilere göre yapılır.

0770 - Kimlik Bilgileri

Çalışanın T.C. kimlik numarası, kimlik seri numarası ve diğer resmi kimlik belgesi bilgilerini şifrelenmiş olarak içerir. Bu bilgiler SGK bildirimleri, vergi işlemleri ve resmi evrak düzenlemeleri gibi yasal süreçlerde zorunlu olarak kullanılır.

2001 - Devamsızlıklar

Çalışanın raporlu olduğu, izinsiz devamsızlık yaptığı veya başka bir nedenle işe gelmediği günlere ait kayıtları tutar. Bu veriler puantaj hesaplamalarında, bordro kesintilerinde ve devamsızlık kotalarının güncellenmesinde doğrudan etkilidir.

2002 - Devamlar

Çalışanın fiilen çalıştığı gün ve saatlere ait devam kayıtlarını, giriş-çıkış bilgileriyle birlikte tutar. PDKS sistemlerinden veya manuel girişlerden gelen bu veriler, puantaj ve mesai hesaplamalarının temel girdisini oluşturur.

2003 - Vekalet

Bir çalışanın kendi görevinin yanı sıra başka bir pozisyona geçici olarak vekalet ettiği dönemlere ait başlangıç/bitiş tarihi ve vekalet edilen pozisyon bilgilerini kaydeder. Bu bilgiler vekalet ücreti hesaplamalarında ve yetki devri süreçlerinde kullanılır.

2006 - Devamsızlık Kotaları

Çalışana tanınan yıllık izin, hastalık raporu gibi devamsızlık türlerine ait kota bakiyelerini ve bu kotaların kullanım geçmişini tutar. İzin talepleri onaylandıkça ilgili kota bakiyesi bu bilgi tipi üzerinden otomatik olarak güncellenir.

2007 - Devam Kotaları

Çalışanın kullanabileceği fazla mesai hakkı gibi devam kotalarının bakiyelerini ve kullanım geçmişini içerir. Bu bilgiler, tanımlanan üst limitlerin aşılıp aşılmadığının kontrol edilmesinde ve ilgili onay süreçlerinde kullanılır.

2010 - Ödeme Belgeleri

Puantaj değerlendirmesi sonucunda çalışana yansıtılacak ücret kalemlerini, tutarlarını ve birim sayılarını tutar. Bu bilgi tipi, zaman yönetimi sonuçlarının bordroya aktarılmadan önce ara bir ödeme belgesi olarak kaydedildiği yapıdır.

2011 - Kart Hareketleri

Çalışanın turnike veya PDKS kartıyla yaptığı giriş-çıkış hareketlerinin ham kayıtlarını, tarih ve saat bilgileriyle birlikte tutar. Bu veriler devam/devamsızlık bilgi tiplerinin ve puantaj hesaplamalarının kaynağını oluşturur.

2020 - Puantaj Çalışma Günlükleri

Çalışan için çalıştırılan puantaj (zaman değerlendirme) işlemlerinin çalışma kimliğini ve kullanılan şemayı kaydeder. Bu bilgi tipi, hangi puantaj çalıştırmasının hangi çalışan için ne zaman yapıldığını izlemek amacıyla kullanılır.

2021 - Puantaj Sonuçları

Puantaj çalıştırmaları sonucunda üretilen günlük zaman türü, tutar, yıl ve ay bilgilerini ilgili çalıştırma kimliğiyle birlikte tutar. Devam-devamsızlık ve mesai hesaplamalarının günlük bazda sonuçları bu bilgi tipi üzerinden izlenebilir.

2022 - Puantaj Mesajları

Puantaj çalıştırmaları sırasında oluşan hata, uyarı veya bilgi mesajlarının numarasını, türünü ve ilgili çalıştırma kimliğini kaydeder. Puantaj sonuçlarında sorun yaşanan çalışanların tespiti ve hataların çözümlenmesi bu bilgi tipi üzerinden yapılır.

2023 - Puantaj Aylık Sonuçları

Puantaj çalıştırmalarının aylık bazda toplulaştırılmış zaman türü, tutar, yıl ve ay sonuçlarını ilgili çalıştırma kimliğiyle birlikte tutar. Aylık devam-devamsızlık ve mesai özetleri raporlanırken bu bilgi tipindeki veriler kullanılır.

3020 - Bordro Çalışma Günlükleri

Çalışan için çalıştırılan bordro değerlendirme işlemlerinin çalışma kimliğini ve kullanılan şemayı kaydeder. Bu bilgi tipi, hangi bordro çalıştırmasının hangi çalışan için ne zaman yapıldığını izlemek amacıyla kullanılır.

3021 - Bordro Aylık Sonuçları

Bordro çalıştırmaları sonucunda üretilen ücret türü, ödeme tutarı, adet, yıl ve ay bilgilerini ilgili çalıştırma kimliğiyle birlikte tutar. Bir çalışanın belirli bir bordro döneminde aldığı ödemelerin ayrıntısı bu bilgi tipi üzerinden görüntülenebilir.

3022 - Bordro Kümüle Sonuçları

Bordro çalıştırmalarında hesaplanan ücret türlerinin yıl içinde biriktirilmiş (kümüle) tutar ve adet bilgilerini ilgili çalıştırma kimliğiyle birlikte tutar. Yıllık gelir vergisi dilimi ve kümüle bordro hesaplamaları bu bilgi tipindeki verilere dayanır.

3023 - Bordro Mesajları

Bordro çalıştırmaları sırasında oluşan hata ve uyarı mesajlarını, ilgili çalıştırma kimliği, yıl ve ay bilgisiyle birlikte kaydeder. Bordro sonuçlarında sorun yaşanan çalışanların tespiti ve hataların giderilmesi bu bilgi tipi üzerinden takip edilir.

Hangi Bilgi Tipleri Ne İçin Kullanılır?